Kwartiermakers Kamla Makarawung en Martin Mager over anderhalf jaar samenwerking
De inkt van de samenwerkingsovereenkomst tussen de veiligheidsregio’s Gooi en Vechtstreek en Flevoland was nog niet droog of de coronacrisis brak uit. De samenwerkingen tussen afdelingen en met bestuurders kregen ineens een intensief, urgent karakter. Na anderhalf jaar blikken kwartiermakers voor het onderdeel ‘organisatie ondersteuning’ Martin Mager en Kamla Makarawung terug. “Het bewustzijn dat we samen beter af zijn, is sterk gegroeid.”
Martin Mager: “De ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst, de SOK, in december 2019 was in feite de formalisering van een lopend proces. Beide organisaties zochten elkaar al op. De veiligheidsregio’s hebben beide afzonderlijk een bescheiden omvang en zijn kwetsbaar als er bijvoorbeeld grote investeringen nodig zijn om de veiligheid en de gezondheid van de inwoners in crisistijd te borgen. Samenwerking is dus niet alleen nuttig en logisch maar op termijn zelfs noodzakelijk.”
Kamla Makarawung: “De coronacrisis vroeg onder andere om integrale strategische beleidsadvisering, communicatie en juridische advisering. De urgentie groeide om samen, vanuit de verschillende kolommen, met de gemeenten en andere netwerkpartners een integrale strategie te ontwikkelen. De crisis zorgde er bijvoorbeeld voor dat de gemeentelijke OOV-adviseurs en veiligheidsregio-adviseurs intensiever gingen samenwerken, met een gezamenlijk doel. Voorheen werkte we ook samen, maar meer vanuit verschillende perspectieven.”
Martin: “We hebben in korte tijd veel stappen kunnen zetten. Bestuur en directie van beide veiligheidsregio’s worden sinds de start van de SOK ondersteund door één ondersteunend team. De coronacrisis zette vaart achter dat proces: we gingen meteen in de crisisstand. In korte tijd is vanuit beide regio’s een stevige ondersteunende organisatie ingericht om de crisis het hoofd te bieden. Dat is, al zeggen we het zelf, een succesverhaal. Dat onderstrepen de evaluaties”.
“De intrinsieke wil om samen te werken was al aanwezig, met name aan organisatiekant startte dat vanzelf op. Hier en daar schuurde het wel, zo’n crisis daagt organisatieonderdelen uit. In de zomer van 2020 kwam de continuïteit van onze organisaties een beetje in het gedrang. Mensen waren moe, de rek was eruit. Toen kwamen directeuren Cees Verdam en John van der Zwan naar ons toe: verbeter de bestuurlijke ondersteuningsstructuur voor de COVID-19 crisis en maak het duurzaam. Met andere woorden; los voor de langere periode ook, vanuit deze structuur, de kwetsbaarheid op door samen te werken. Binnen een maand hadden we een organisatie op poten gezet die de crisis aankon. Die ontstond náást de reguliere bestuurlijke en organisatie-ondersteunende processen, die ook werden geïntegreerd. Dat leidde tot betere advisering, die zoals we dat noemen ‘rijp was voor besluitvorming’ door de bestuurders, die in crisistijd veel op hun bord kregen en dus geholpen waren met doortimmerde voorstellen.”
“Deze crisisorganisatie bestond dus naast de structurele samenwerking die het gevolg was van de SOK. Begin 2021 hebben we daarover een eerste bestuurlijke voortgangsrapportage opgeleverd. En eind dit jaar gaan we, volgens afspraak, kijken waar we inmiddels staan. Ook die evaluatie trekken wij met zijn tweeën. We zijn begonnen met het maken van een omgevingsanalyse: welke zaken speelden nog niet toen we aan onze samenwerking in 2019 begonnen, maar sindsdien wel? Vervolgens hebben we de opbrengsten, de resultaten van de SOK tot op heden, in beeld gebracht. Er volgen daarna twee ‘gesprekstafels’, een met directie en medewerkers en een met leden van de beide algemene besturen over de stand van zaken rond de samenwerking. Vervolgens vindt half december de bestuurlijke conferentie plaats waarin opbrengsten na twee jaar worden gedeeld en waarin vooruit wordt gekeken.”
Kamla: “Inmiddels is de ‘warme fase’ van de crisis achter de rug. Nu gaat het erom om de lessen die we leerden, toe te passen op de reguliere organisatie. Martin en ik trekken dat proces wat we samen met de andere kwartiermakers inhoud geven. –Er zijn zeven domeinen omschreven waarop de samenwerking georganiseerd is. Bijvoorbeeld de Brandweer, de bedrijfsvoering, crisisbeheersing, en de GHOR. Deze processen staan onder leiding van de kwartiermakers. We komen maandelijks bij elkaar. Iedere kwartiermaker is verantwoordelijk voor de geformuleerde deelopdrachten. Die zijn op basis van de business case en de SOK opgesteld. Tussenrapportages van de kwartiermakers worden, via ons als procescoördinator, geagendeerd bij de directie, de bestuurlijke stuurgroep en bestuur terecht. Zo coördineren we de samenhang tussen de plannen, de doelstellingen en het financiële kader.
We hebben al veel bereikt. Zo is er één veiligheidsdirectie en een gezamenlijk veiligheidsbureau. De Brandweer en Bevolkingszorg hebben één directeur. Vrijwel alle afdelingen zijn interregionaal samengesteld, er bestaan geen afdelingen meer naast elkaar. De integratie van de GHOR is door de coronacrisis logischerwijs vertraagd, die pakken we nu op. En er zijn nog twee autonome besturen, dat is wettelijk zo geregeld. De nieuwe Wet op de veiligheidsregio’s ligt in de Kamer – het zou kunnen dat die uiteindelijk mogelijkheden gaat opleveren voor nog verdere verdieping van de samenwerking. Voor verdere stappen in de samenwerking is nog wel bestuurlijke besluitvorming nodig. Maar de stip op de horizon is in de SOK al benoemd.”
“We moeten niet vergeten dat de SOK een overeenkomst is tussen vier partijen. Naast de beide veiligheidsregio’s maken ook het Gewest Gooi & Vechtstreek (voor het team GHOR) en GGD Flevoland onderdeel uit van de SOK. De samenwerking met GGD Flevoland krijgt al goede praktische uitwerkingsvormen. Zo delen we de functionaris gegevensbescherming en in de nabije toekomst de juridisch adviseur. Daarnaast is afgesproken dat we binnen het domein van ICT pragmatisch stappen zetten in de samenwerking; niet omdat het moet, maar omdat het kan.”
“Ons gevoel na anderhalf jaar: er is een heel fijne samenwerking ontstaan met beide regio’s en met GGD Flevoland. Cees Verdam was samen met John van der Zwan ambassadeur van samenwerking, Cees’ overlijden eerder dit jaar is als een mokerslag aangekomen in de organisatie. Marjan Vluggen zet zijn lijn voort: samenwerking realiseren in de volle breedte.”
Martin: “Als het gaat over samenwerking, hebben we het niet meer over ‘moeten’, of zelfs over ‘willen’. Nee, de samenwerking ‘is’, niets meer en niets minder. Er wordt niet eens bewust meer over nagedacht. Ons uitgangspunt is: we doen dit samen! Het valt dan ook op wanneer we nog afzonderlijke stukken opleveren, zoals de rapportages voor de bestuurders, zogenoemde ‘buraps’. Vanaf volgend jaar zou er één ‘burap’ moeten liggen.”
